Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Identificación del Responsable y del Encargado
MANAGMENT PRO S.A.S. (en adelante, “Mpro” o “la Compañía”), sociedad comercial identificada con NIT 901.824.352-2, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Colombia, pone a disposición de los titulares de datos personales la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “la Política”).
Mpro actúa como Corresponsable del tratamiento de los datos personales, junto con cada administración de copropiedad que utilice la plataforma (en adelante, “la Administración”), en los términos descritos en el numeral 8 de esta Política.
Canal de contacto para asuntos relacionados con el tratamiento de datos personales: misdatos@mpro.com.co.
2. Objeto
Esta Política define los criterios, procedimientos y condiciones bajo los cuales Mpro y la Administración recolectan, almacenan, usan, circulan, suprimen y en general tratan los datos personales de los titulares que interactúan con la plataforma Mpro, ya sea a través de la aplicación móvil, el sitio web www.mpro.com.co, o de forma presencial en la copropiedad.
3. Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tal como los datos biométricos, de salud, o relativos al origen racial, étnico, la orientación política o las convicciones religiosas.
Encargado del tratamiento: Quien, por sí mismo o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del tratamiento: Quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
4. Principios rectores
- Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
- Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
- Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
- Veracidad y calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
- Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
- Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales.
- Seguridad: se emplean las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la información.
- Confidencialidad: se garantiza la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación con el Titular.
5. Ámbito de aplicación
Esta Política aplica a los datos personales de: (i) propietarios y residentes registrados en la aplicación móvil y/o el sitio web; (ii) administradores y personal de la Administración que utilizan la plataforma; y (iii) visitantes de la copropiedad que ingresan mediante código QR generado por un residente. Esta Política no sustituye los acuerdos particulares de tratamiento de datos que existan entre Mpro y cada Administración.
6. Datos personales objeto de tratamiento
Datos de identificación y contacto
Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, correo electrónico, teléfono principal y alterno.
Datos de la unidad residencial
Torre o bloque, apartamento o unidad, y tipo de usuario (propietario, residente, arrendatario o apoderado).
Datos de vehículos, mascotas y contacto de emergencia
Placa y tipo de vehículo, parqueadero asignado, información básica de mascotas, y nombre y teléfono del contacto de emergencia.
Datos de uso de la plataforma
Registros de ingreso mediante código QR (incluyendo fecha y hora), reservas realizadas, solicitudes tipo PQRS, citas agendadas con la administración, y activaciones del botón de pánico.
Datos de pago
Mpro no almacena ni tiene acceso a los datos financieros o bancarios de los Titulares. Estos son capturados directamente por la pasarela de pagos ePayco, bajo el modelo gateway, con las garantías de seguridad propias de dicho proveedor y de las entidades bancarias asociadas.
Datos de visitantes
Código QR de acceso y hora de ingreso a la copropiedad.
7. Tratamiento de datos de menores de edad
Mpro reconoce el interés superior de los niños, niñas y adolescentes conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Los Titulares registrados con Tarjeta de Identidad serán tratados como menores de edad para efectos de esta Política.
Los datos personales de menores de edad se utilizan exclusivamente para las finalidades esenciales de operación y seguridad de la copropiedad (registro de acceso, invitaciones, y comunicación con la administración a través de su acudiente), y en ningún caso serán utilizados para fines de mercadeo, segmentación o publicidad de aliados comerciales.
El registro de un menor de edad en la plataforma debe ser realizado por el propietario o residente adulto responsable, quien actúa como acudiente y autoriza dicho registro.
En el momento en que Mpro incorpore funcionalidades de control de acceso mediante datos biométricos, se informará oportunamente a los Titulares y se solicitará la autorización expresa, previa e informada que exige la ley para el tratamiento de este tipo de dato sensible, mediante la actualización correspondiente de esta Política.
8. Finalidades del tratamiento
Por parte de la Administración (como Responsable de estos fines)
- Gestión administrativa, financiera y operativa de la copropiedad.
- Cobro de cartera y comunicación relacionada, incluyendo el envío de mensajes de texto (SMS) y WhatsApp.
- Atención de solicitudes, quejas y reclamos (PQRS).
- Gestión de reservas de zonas comunes y de citas con la administración.
- Seguridad y control de acceso de residentes y visitantes.
- Cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 675 de 2001.
Por parte de Mpro (como Responsable de estos fines)
- Mercadeo y promoción de los servicios propios de Mpro.
- Segmentación de usuarios para mostrar ofertas y promociones de aliados comerciales, incluyendo a través del módulo de cartelería digital.
- Análisis estadístico y mejora continua de la plataforma.
- Facturación electrónica, únicamente cuando la copropiedad haya contratado este servicio adicional.
9. Autorización del titular
El Titular otorga su autorización de manera libre, previa, expresa e informada al momento de registrarse y utilizar la aplicación móvil o el sitio web www.mpro.com.co. La aceptación de esta Política y del tratamiento de sus datos para las finalidades esenciales de operación de la copropiedad, así como para fines de mercadeo, segmentación y promociones de aliados comerciales, es requisito obligatorio para poder registrarse y utilizar la plataforma.
No obstante lo anterior, el Titular podrá en cualquier momento posterior al registro solicitar que sus datos dejen de utilizarse para fines de mercadeo, segmentación o promociones de aliados comerciales, sin que ello afecte su acceso a los demás servicios esenciales de la plataforma, a través del canal descrito en el numeral 15 de esta Política.
10. Transferencia y transmisión internacional de datos
Con el fin de garantizar la disponibilidad, seguridad y continuidad del servicio, los datos personales de los Titulares se almacenan en la infraestructura de Google Cloud Platform (Firebase), en la región multi-zona identificada como “nam5”, ubicada en los Estados Unidos de América. Este tratamiento constituye una transferencia internacional de datos personales, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Dado que Estados Unidos no cuenta, a la fecha, con una declaración de conformidad de nivel adecuado de protección de datos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, el Titular autoriza expresamente esta transferencia internacional al aceptar la presente Política, como parte de su registro en la plataforma. Adicionalmente, Mpro cuenta con las garantías contractuales ofrecidas por Google Cloud, incluyendo cláusulas contractuales tipo y certificaciones internacionales como ISO 27001 y SOC 2, que brindan un nivel de protección equivalente al exigido por la normativa colombiana.
11. Terceros encargados del tratamiento
Para la prestación del servicio, Mpro se apoya en los siguientes Encargados del Tratamiento:
- ePayco: pasarela de pagos que procesa directamente los datos financieros ingresados por el Titular al momento de realizar un pago; Mpro no accede, almacena ni tiene visibilidad de esta información.
- Google Cloud Platform / Firebase: proveedor de infraestructura y almacenamiento en la nube.
- Proveedores de mensajería SMS y WhatsApp: utilizados por la Administración para la gestión y el cobro de cartera.
- Proveedor de facturación electrónica: únicamente cuando la copropiedad haya contratado este servicio adicional.
- Google LLC (Google Analytics) y Meta Platforms, Inc. (píxel de Meta): herramientas de medición y publicidad del sitio web www.mpro.com.co, en los términos del numeral 13 de esta Política.
- Aliados comerciales: reciben datos de contacto y segmentación exclusivamente de los Titulares que hayan autorizado el uso de sus datos para fines de mercadeo, con el propósito de ofrecer promociones y ofertas.
12. Medidas de seguridad
Mpro implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso fraudulento, alteración o divulgación indebida. Entre estas medidas se incluyen, entre otras, el cifrado de la información en tránsito y en reposo, mecanismos de control de acceso basados en roles, copias de seguridad periódicas, monitoreo continuo de la infraestructura tecnológica, y la actualización constante de los protocolos de seguridad conforme a los estándares y buenas prácticas de la industria.
13. Cookies y herramientas de medición del sitio web
El sitio web www.mpro.com.co utiliza cookies y tecnologías similares, que son pequeños archivos o identificadores que se guardan en el navegador o dispositivo del visitante. Mpro las usa con las siguientes finalidades:
- Medición: Google Analytics, servicio de Google LLC, para conocer de forma estadística cuántas personas visitan el sitio, cómo llegan a él, qué páginas consultan y qué acciones realizan, como enviar el formulario de contacto o hacer clic en el botón de WhatsApp.
- Publicidad: el píxel de Meta, servicio de Meta Platforms, Inc., para medir los resultados de las campañas de Mpro en Facebook e Instagram y mostrar publicidad de Mpro a personas que visitaron el sitio.
Estas herramientas pueden recopilar identificadores del navegador o del dispositivo, dirección IP, páginas visitadas, fecha y hora de la visita, tipo de dispositivo y navegador, sitio de procedencia y las acciones realizadas en el sitio. Mpro no envía a estas herramientas el nombre, el correo electrónico, el número de celular ni los demás datos que el visitante escribe en el formulario de contacto.
Google y Meta tratan esta información en servidores ubicados fuera de Colombia, incluidos los Estados Unidos de América, conforme a sus propias políticas de privacidad y a las garantías contractuales que ofrecen, en los términos del numeral 10 de esta Política. El tiempo de conservación de esta información depende de la configuración de cada herramienta y de las políticas de cada proveedor.
El visitante puede bloquear o eliminar las cookies en cualquier momento desde la configuración de su navegador; evitar la medición de Google Analytics instalando el complemento de inhabilitación de Google (tools.google.com/dlpage/gaoptout); y administrar la publicidad que recibe en Facebook e Instagram desde la configuración de anuncios de su cuenta de Meta. Bloquear estas herramientas no impide navegar el sitio ni enviar el formulario de contacto.
14. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
15. Procedimiento para consultas y reclamos
Los Titulares podrán ejercer sus derechos enviando su solicitud al correo electrónico misdatos@mpro.com.co, indicando su nombre completo, documento de identidad y el detalle de su solicitud. Mpro dará respuesta a las solicitudes de eliminación de datos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.
16. Deberes del Responsable y del Encargado
Mpro y la Administración, en su calidad de Corresponsables, se comprometen a garantizar el uso adecuado y seguro de los datos personales, conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en esta Política, y actualizar la información cuando el Titular así lo solicite.
17. Conservación de los datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo en que la copropiedad mantenga contratado el servicio con Mpro, y hasta cinco (5) años adicionales una vez finalizada dicha relación, salvo que la normativa vigente exija o permita un plazo distinto, o que el Titular solicite su eliminación anticipada en los términos de esta Política.
18. Modificaciones a la política
Mpro podrá modificar la presente Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados a los Titulares a través de la aplicación móvil o del sitio web www.mpro.com.co, indicando la fecha de la actualización correspondiente.
19. Vigencia
Esta Política rige a partir del momento del registro y uso de la aplicación móvil y el sitio web www.mpro.com.co, y hasta que sea sustituida por una nueva versión.
MANAGMENT PRO S.A.S.
NIT 901.824.352-2
Oscar Armando Cardona Henao, Representante Legal